Estos últimos días han sido sumamente complicados en el país y en el mundo en general. La situación comenzó a agravarse cuando China, uno de los principales productores del mundo, entró en una contingencia causada por el COVID-19 (coronavirus) y los efectos se empezaron a notar de forma exponencial.

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Desde empresas que dependen en su totalidad de productos chinos, hasta algunas otras que dependen de forma parcial con algunos componentes necesarios para finalizar un producto.

Las primeras reacciones que vimos fueron comunicaciones inmediatas de los clientes, incrementando sus volúmenes a los fabricantes locales al ver que las cadenas de suministro que iniciaban en oriente estaban detenidas, lo que generó entusiasmo de los fabricantes locales.

Pero eso no fue todo, conforme se veía que el tiempo de recuperación de la cadena de suministro global se incrementaba, el mercado local estaba tentado a incrementar su capacidad de producción, lo cual es sumamente riesgoso debido a la incertidumbre que esta demanda se fuese a mantener por un periodo prolongado de tiempo.

Lo primero que les puedo compartir, sin pecar de optimista, es que tarde o temprano esta crisis va a terminar y las cosas van a regresar a la normalidad, aunque es probable que no sea inmediato; tomará tiempo entrar en ritmo.

Es importante actuar con cautela, ni muy optimistas ni muy pesimistas. Aquí es donde viene la importancia de crear de forma inmediata un Plan de Continuidad de Negocio (BCP) y un Plan de Recuperación de Desastres (DRP).

Ambos son conceptos comúnmente utilizados en arquitecturas tecnológicas buscando protocolos de respaldos, antivirus, purgas, limpieza y demás actividades recurrentes que preparan a la organización para (1) reaccionar ante alguna interrupción del servicio ya sea por ataques virtuales, problemas de hardware, entre otros, y (2) planes para que, mientras “se recuperan del desastre”, el sistema/negocio pueda seguir operando.

Creo sumamente importante que las empresas apliquen estos dos conceptos a sus cadenas de suministro y generen los planes correspondientes para asegurar la continuidad de su negocio en este momento de crisis. Algunos tips para la creación de los planes de reacción son:

1. Comunicación. Debe de ser abierta, clara, transparente y compartida a colaboradores internos, accionistas, proveedores y clientes informando la situación actual de la empresa y las acciones que se están tomando para asegurar la continuidad del negocio.

2. Planeación e Identificación. Crear un equipo multidisciplinario que, de forma frecuente, identifique las posibles amenazas que pueden surgir y la forma en la que la organización va a reaccionar con un plan de reacción de cada área funcional.

3. Medición de Impactos / Minimizar impactos fatales. Crear un War Room buscando anticipar los impactos que pueden tener las reacciones de la compañía ante el plan de continuidad (por ejemplo, reducción de márgenes, entregas tardías, negar pedidos, paros técnicos), así como las implicaciones legales que se pueden tener con los contratos vigentes con clientes, proveedores y colaboradores.

4. Cautela. Al entrar en modelo de crisis, la organización no debe de detener/cancelar proyectos estratégicos, ni de largo plazo, teniendo en cuenta que lo más probable es que la crisis termine, definitivamente es factible (y mayormente entendible) bajar la velocidad del proyecto o posponer algunos pasos por unas semanas, pero no entremos en pánico y recordemos que esos proyectos estratégicos buscaban un bien mayor y de alto impacto. Lo mismo con despidos masivos; cuando la crisis termine será sumamente complicado recuperarnos de cualquier decisión ‘desesperada’ que hayamos tomado.

5. Mantener actualizados los planes. La crisis actual tomó por sorpresa a muchas compañías (de todos los tamaños), donde muchos están creando estos planes en este momento. Si las circunstancias actuales nos están obligando a reaccionar, es altamente recomendable que, al finalizar esta crisis, se mantenga un comité de reacción sesionando al menos una vez al año y actualizando los planes, amenazas, reacciones e impactos.

Es importante mencionar que, en nuestra red de clientes, hemos tenido comentarios tanto de incrementos sustanciales como reducciones sumamente significativas de la demanda. Los planes de reacción deben de considerar ambos escenarios.

Algunas otras recomendaciones que puedo compartir, que normalmente son parte del plan estratégico de los negocios y que se podrán observar sus impactos en esta época son:

1. La no dependencia de uno solo o de un grupo pequeño de clientes o proveedores; nuestra continuidad no puede depender de unos pocos. Es importante tener un porcentaje máximo de dependencia de cada uno de ellos. En la parte de proveedores, aplica tanto para los de productos como los de servicios.

2. Fomentar la cultura del trabajo remoto y aprovechar la tecnología para no depender de estar sentados en una sala de juntas para dar seguimiento a los proyectos de la empresa. Hay muchas plataformas que nos pueden ayudar a estar conectados sin estar físicamente, e incluso nos ayudarían a ser mucho más productivos. Adicional, es importante que nuestros sistemas tecnológicos tengan la posibilidad de acceder a ellos de forma remota con los protocolos de seguridad necesarios.

3. Tener control y visibilidad de nuestros recursos (inventarios, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, pedidos) y de nuestra capacidad instalada. Sistemas de gestión como ERP’s nos deben de ayudar a conocer en tiempo real el estado general de la empresa y nos ayudará a trabajar en el día a día y a reaccionar más rápido en momento de crisis.

4. Creación de una reserva económica para reaccionar en momentos de crisis; recordemos que muchos negocios viven del flujo de efectivo y la falta de éste puede tener consecuencias muy graves, incluso cuando el EBITDA de la empresa sea muy bueno.

¿Su empresa está lista para reaccionar en estos momentos de crisis? ¿Tienen o están trabajando en un DRP y/o BCP? ¿Cómo han reaccionado sus proveedores, colaboradores y clientes en esta difícil situación?

Para concluir, cuidémonos, cuidemos a nuestras familias, a nuestros colaboradores y sigamos las medidas de precaución que dicten las autoridades y las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud. Todos somos parte de la solución.

Los leo con mucho gusto en david.lati@soyldm.com